Rozwiązywanie problemów > Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Ogólne

Czym jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system prowadzony przez Ministerstwo Finansów RP, służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej.

Czy aplikacja wysyła faktury automatycznie?

Tak. Po prawidłowej konfiguracji (środowisko KSeF, sprzedawca, autoryzacja, wtyczki) aplikacja automatycznie skanuje foldery źródłowe, importuje znalezione faktury i wysyła je do KSeF. Interwały skanowania i wysyłki można ustawić w Konfiguracja → Procesy w tle.

Czy muszę zostawiać aplikację uruchomioną?

Tak, aplikacja musi być uruchomiona, aby automatycznie przetwarzać faktury. W wersji Desktop zalecamy zostawianie jej w zasobniku systemowym. W wersji Web aplikacja działa na serwerze i nie wymaga otwartej przeglądarki.

Konfiguracja

Skąd wziąć token autoryzacyjny KSeF?

Token autoryzacyjny można wygenerować w portalu KSeF na stronie Ministerstwa Finansów (https://ksef.mf.gov.pl lub https://ksef-test.mf.gov.pl dla środowiska testowego). Zaloguj się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i wygeneruj token.

Co zrobić, gdy sesja KSeF wygaśnie?

Aplikacja próbuje automatycznie odnowić sesję. Jeśli automatyczne odnawianie nie powiedzie się, przejdź do Konfiguracja → Autoryzacja KSeF i ponownie uwierzytelnij się.

Jakie formaty plików z fakturami są obsługiwane?

Wbudowane wtyczki obsługują:

•JPK FA XML — pliki Jednolitego Pliku Kontrolnego — Faktura.

•Excel — arkusze .xlsx / .xls z danymi faktur.

•XML Faktura — pliki XML w strukturze KSeF.

Czy mogę dodać własną wtyczkę?

Tak, system wtyczek jest rozszerzalny. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania w sprawie stworzenia wtyczki dla Twojego formatu danych.

Problemy z wysyłką

Faktura została odrzucona przez KSeF — co robić?

Sprawdź komunikat błędu na ekranie Błędy przetwarzania lub w szczegółach faktury na ekranie Faktury KSeF. Najczęstsze przyczyny:

•Nieprawidłowy NIP nabywcy lub sprzedawcy.

•Brakujące wymagane pola (np. data, kwota).

•Niezgodność danych sprzedawcy z danymi w rejestrze KSeF.

Popraw dane w źródłowym pliku i umieść go ponownie w folderze źródłowym wtyczki.

Aplikacja nie wysyła faktur — co sprawdzić?

1.Na Pulpicie sprawdź, czy konfiguracja jest kompletna (lista kontrolna).

2.Sprawdź, czy sesja KSeF jest aktywna (Konfiguracja → Autoryzacja KSeF).

3.Sprawdź, czy co najmniej jedna wtyczka jest włączona (Konfiguracja → Wtyczki importu).

4.Sprawdź ekran Błędy przetwarzania — mogą tam być komunikaty o problemach.

5.Sprawdź połączenie internetowe.

6.Sprawdź logi aplikacji.

Licencja

Skąd wziąć licencję?

Plik licencji otrzymasz od dostawcy oprogramowania — firmy KT-Soft. Skontaktuj się z działem handlowym.

Co się stanie po wygaśnięciu licencji?

Aplikacja wyświetli ostrzeżenie na Pulpicie. Po wygaśnięciu licencji wysyłka faktur zostanie zablokowana do czasu wczytania nowej licencji.