Excel i CSV do KSeF bez ręcznego przepisywania faktur
Excel i CSV są formatami wejściowymi. Po sprawdzeniu danych i ich mapowania KT KSeF Sender przygotowuje dokumenty do procesu KSeF oraz rejestruje wynik wysyłki.
Excel z systemu źródłowego
System fakturujący, sprzedażowy albo magazynowy generuje XLS lub XLSX z danymi faktur. Firma zachowuje dotychczasowy sposób wystawiania dokumentów.
CSV i mapowanie danych
CSV nie ma jednego urzędowego wzoru KSeF. Układ kolumn i dane wymagają sprawdzenia oraz dopasowania do informacji potrzebnych dla faktury.
Wysyłka, UPO i statusy
Po przygotowaniu danych program wysyła dokumenty, monitoruje statusy, pobiera UPO oraz zapisuje numer KSeF i inne metadane zwrotne.
Excel, CSV i obecny system
Excel i CSV są źródłem danych, a nie formatem KSeF
Arkusz Excel i plik CSV nie są strukturą faktury ustrukturyzowanej KSeF. Są źródłem danych przygotowanym przez system, który wystawia faktury. Trzeba ustalić, które kolumny odpowiadają danym faktury oraz pozycjom towarowym.
Po jednorazowym przygotowaniu scenariusza system źródłowy nadal eksportuje dane tak jak dotychczas, a KT KSeF Sender zajmuje się przygotowaniem dokumentów, komunikacją z KSeF, ewidencją, UPO, statusami i obsługą danych zwrotnych.
Kiedy ten scenariusz ma sens?
- System fakturujący lub magazynowy generuje XLS, XLSX albo CSV.
- Eksport zawiera dane faktury i pozycje, które można prawidłowo zmapować.
- Firma potrzebuje UPO, statusów, numeru KSeF i ewidencji wysyłki.
- Wdrożenie ma wykorzystać działający system źródłowy, bez jego wymiany.
Czy istnieje jeden format CSV dla KSeF?
Nie. KSeF korzysta z własnej struktury faktury ustrukturyzowanej, dlatego eksport CSV wymaga sprawdzenia układu danych oraz mapowania potrzebnych pól.
Czy każdy plik Excel można od razu wysłać do KSeF?
Nie zawsze. Plik musi zawierać komplet danych faktury i pozycje w układzie, który można poprawnie zmapować. Najlepiej rozpocząć od reprezentatywnego przykładowego eksportu.
Co jest dostępne po wysyłce?
Program zapisuje status dokumentu, pobiera UPO oraz udostępnia numer KSeF i inne dane zwrotne związane z wysyłką.
Wybór formatu wejściowego
Excel, CSV, JPK_FA czy XML KSeF?
Wybór scenariusza zależy od tego, co potrafi wygenerować obecny system. Excel i CSV wymagają sprawdzenia danych i mapowania kolumn. JPK_FA oraz XML KSeF mają odrębne scenariusze obsługi.
Dla danych wymagających przekształcenia pomiędzy formatami dokumentów księgowych dostępne są KT Konwerter Księgowy i KT Konwerter.Online. KT KSeF Sender koncentruje się na procesie KSeF: przygotowaniu danych, wysyłce, komunikacji, ewidencji, statusach, UPO i danych zwrotnych.
Jak dobrać właściwe narzędzie?
- Excel lub CSV: sprawdzenie układu i mapowanie danych wejściowych.
- JPK_FA: zobacz stronę JPK_FA do KSeF.
- XML KSeF: zobacz stronę Wysyłka XML do KSeF.
Czy KT KSeF Sender zastępuje system fakturujący?
Nie. Faktury nadal powstają w obecnym systemie. KT KSeF Sender uzupełnia go o przygotowanie danych z Excela lub CSV oraz obsługę wysyłki, statusów, UPO, ewidencji i danych zwrotnych.
Jak rozpocząć konfigurację Excel lub CSV?
Przygotuj reprezentatywny plik z danymi faktur oraz informację, z jakiego systemu pochodzi. Pozwoli to ocenić układ danych, potrzebne mapowanie i właściwy wariant wdrożenia.
Przebieg wysyłki
Jak wygląda proces Excel lub CSV do KSeF?
System źródłowy wystawia fakturę i generuje Excel lub CSV. Po ustaleniu mapowania plik trafia do wskazanego miejsca przekazywania danych, z którego KT KSeF Sender odczytuje dane i przejmuje proces wysyłki.
Po przekazaniu pliku program przygotowuje dokumenty do procesu KSeF, zapisuje wynik wysyłki, monitoruje status, pobiera UPO i udostępnia numer KSeF oraz inne dane zwrotne.
Sześć etapów procesu
- System źródłowy generuje plik Excel lub CSV.
- Ustalany jest układ danych i mapowanie kolumn.
- Plik trafia do KT KSeF Sender.
- Program odczytuje dane, przygotowuje dokumenty i wysyła je do KSeF.
- Program rejestruje status i pobiera UPO.
- Dostępne są numer KSeF, dane zwrotne i wizualizacja dokumentu.
Co sprawdzić przed wdrożeniem?
- Czy system źródłowy generuje reprezentatywny Excel lub CSV.
- Czy dane i kolumny można poprawnie zmapować do informacji o fakturze.
- W jaki sposób plik będzie przekazywany do procesu wysyłki.
- Kto odpowiada za poprawę danych dokumentu przed wysyłką.
- Czy wystarczy praca Desktop, czy potrzebny jest wariant Server.
- Jak system źródłowy wykorzysta numer KSeF, UPO i dane zwrotne.
Masz Excel lub CSV? Sender obsłuży dalszy proces
KT KSeF Sender jest przeznaczony dla firm i integratorów, którzy wystawiają faktury w swoich systemach i potrzebują sposobu na wykorzystanie eksportu Excel lub CSV w procesie KSeF.
Program wspiera przygotowanie danych, wysyłkę faktur, statusy, UPO, ewidencję i dane zwrotne, dzięki czemu może uzupełnić obecny proces bez wymiany systemu sprzedaży.
Pobierz wersję testowąMasz eksport Excel lub CSV? Sprawdź KT KSeF Sender
Pobierz wersję produkcyjną, uruchom wersję testową albo przejdź do dokumentacji, aby sprawdzić konfigurację wysyłki, autoryzacji, statusów i obsługi dokumentów.